Эта статья расскажет, как использовать мощь форм в Outlook, совмещенную с Exchange Public Folders, на примере типовой системы «справочного стола».
Введение
Из-за гибридного, комплексного характера Exchange, он предоставляет более чем один механизм автоматизации и программирования приложений, основанных на нем.
Формы Outlook представляют собой механизм, основанный на пользовательском интерфейсе, который создает код VBA, позволяющий Вам установить основные механизмы взаимодействия между пользователями Exchange. На основном уровне, вроде представленного в этой статье, они совсем не требуют знания скриптинга или программирования, хотя конечно, нет предела тому, что может быть сделано с использованием форм в Exchange, если у Вас есть время изучить VBA.
Эта статья покажет, насколько легка установка простого «справочного стола», основанного на Outlook. Система гибка, так что Вы можете легко приспособить пример, данный ниже, для нужд Вашей компании.
Создание общественной директории
Первый шаг — это создание общественной директории «справочного стола», в которой запросы сохраняются и управляются. Хотя этот шаг выполняется с помощью Exchange management, то же самое может быть сделано через Outlook, используя аккаунт с подходящими правами доступа.
После того, как папка создана, Вы можете задать соответствующие права доступа, как показано ниже, чтобы пользователи могли открывать запросы, администраторы «справочного стола» могли редактировать их, а Администратор управлял общественной директорией.
Проектирование Формы
Новые формы создаются с использованием уже существующих форм. Вначале это выглядит «сжато», но это избавляет вас от ненужной работы. Я выбираю форму «Post» (Отправка), используемую Outlook для отправки информации в общественные директории.
Формы, как показано ниже, могут иметь несколько столбцов и две «Страницы», одну для составления сообщения — «Страница составления» (Compose page), и вторую — «Страницу чтения» (Reading page), для чтения сообщения после его составления. Обычно при переходе на «Страницу чтения» некоторые атрибуты становятся доступными только для чтения.
Две главных плавающих панели инструментов — Инструментарий (Toolbox), позволяющий поместить нужные компоненты в форму и «Выбор поля» (Field chooser), через который можно выбрать существующие поля или создать новые.
Столбцы могут быть переименованы (что очень удобно, так как «Message — «Сообщение», является слишком общим). Меню «Form» также позволяет просматривать код позади формы, но пока это не нужно.
В программу «Справочного стола» мы добавляем несколько полей, таких как «комната» и «здание», чтобы человек, делающий запрос, мог быть найден техническим персоналом. Если Вы выбираете область из «Выбора поля», то ярлык (label) и область ввода текста (textbox) автоматически создаются в окне диалога.
Если Вам требуется выпадающий список вроде того, который я использовал для выбора категории запроса в «Справочном столе», Вы должны выбрать ярлык и затем «Выпадающее меню» (Dropdown) из настроек меню.
Настройка значений («Value») выпадающего меню позволяет позволяет ввести возможные значения.
Теперь, после того, как я быстро добавил еще несколько областей, Страница составления готова. Нам нужно скопировать эти области на Страницу чтения, которая не имеет этих элементов.
Я специально оставил возможность изменения окна, потому что иногда требуется исправить или добавить новую информацию в уже открытый запрос.
Я счел необходимым добавить поле «Статус запрос» (Call status) на страницу чтения, с тем, чтобы персонал Справочного стола мог изменять статус запроса.
Чтобы закончить работу над формой, нажмите кнопку Publish. Можете использовать кнопку навигации, чтобы выбрать нужную папку.
Открытие запроса в «справочном столе»
Чтобы открыть запрос в справочном столе из Outlook, вам нужно выбрать нужную форму в Общественной директории.
Окно предварительного просмотра покажет главные области сообщения.
Открыв нужное сообщение, вы увидите содержимое запроса.
Содержимое запроса может быть изменено, однако кнопка сохранения отсутствует, и вы должны использовать комбинацию клавиш Ctrl+S или меню «Файл».
Вы можете убрать кнопку «Ответить» (Post reply) во время проектирования формы, поскольку в данном случае она не нужна.
К сожалению, кнопка сохранения не может быть добавлена при проектировании формы.
Заключение
Так, совсем не прибегая к программированию, мы можем настроить свою систему «Справочного стола», и сделать ее доступной всем нашим пользователям через знакомый им интерфейс. Но это приложение имеет свои недостатки. Новичку непросто найти форму, нет никакого механизма отслеживания запросов.
Можно также заметить отсутствие веб-интерфейса для этой формы в Outlook Web Access. Но эти недостатки могут быть преодолены с использованием мощи тех приемов, которые я покажу в следующих статьях, посвященных формам в Outlook.