В предыдущей статье я рассказал об основном применении общих папок. Однако, как я упоминал, общие папки (public folder) могут использоваться для различных целей, которые можно легко рассмотреть. В этой статье я попытаюсь рассказать об основных из этих целей.
Если вы хотите ознакомиться с остальными частями этой статьи, пожалуйста, прочитайте:
- Основы общих папок (Часть 1).
Также как и почтовые ящики (mailbox), общие папки могут получать письма из Интернета. По умолчанию, общие папки не получают электронную почту, до тех пор пока вы не подключите эту возможность.
Так выглядит страница свойств общей папки, когда она не подключена для приема писем.
Подключить прием электронных писем для общей папки можно с помощью системного менеджера Exchange System Manager.
После того, как общая папка подключена для приема писем, у нас появляются дополнительные закладки, аналогичные тем, которые вы можете увидеть для почтовых ящиков.
Вы можете изменять или добавлять электронные адреса по вашему желанию, редактирую SMTP адрес или добавляя новый.
Если вы перейдете к закладке с содержимым общей папки и зайдете под учетной записью пользователя, у которого есть доступ к этой папке, то вы увидите мини интерфейс Outlook Web Access. Я послал электронное письмо (e-mail) из интернета в эту общую папку. Обратите внимание, что вместо иконки конверта вы видите иконку почты, т.к. Exchange распознает электронные письма, которые посланы в общую папку, как почту.
А это в свою очередь означает, что вы не можете переправить это электронное письмо. Однако, с помощью клиента Outlook, вы можете обойти это и использовать кнопки на панели Reply (ответить) или Forward (передать), не открывая при этом саму почту.
Автоматизация папок
Хотя слово автоматизация в основном ассоциируется со сценариями и программированием, Outlook и Exchange предоставляют на удивление мощные средства по автоматизации, которые вовсе не требуют программирования.
На странице свойств администрирования (Administration property) общей папки можно увидеть это волшебство. Если вы нажмете на кнопку "Folder Assistant", то вы увидите несколько настроек по автоматизации, которые вы можете создать с помощью правил.
Если эти окно очень знакомы вам, то вы, вероятно, видели аналогичные диалоговые окна для настроек Out для Office.
Не забывайте также, что у вас есть несколько дополнительных настроек.
Я использовал folder assistant много раз совместно с другим программным обеспечением по автоматизации. Например, службы в интернет могут посылать некоторые данные в общие папки, а затем они в соответствие с темой передают информацию необходимому человеку или группе.
Еще один сценарий – это общая папка, которая содержит информацию, к которой необходим доступ внешнему сотруднику. Конечно, вы можете настроить какие-либо другие формы доступа из интернет, или просто передать необходимую информацию.
Опция "Reply with Template" используется в тех сценариях, когда пользователю необходимо знать, что кто-то о нем заботится. Конечно, это можно сделать при помощи электронной почты, но помните, что общие папки гораздо дешевле и более доступны. Также правила управляют серверной стороной, даже когда запущен Outlook.
Другой способ, где это может использоваться – это помочь лучше отслеживать резервное копирование. Большинство инструментов для резервного копирования отправляют вам результаты по электронной почте. Но при этом, если вы очень занятый администратор, то существует шанс того, что вы начнете игнорировать некоторые криптографические сообщения, которые могут потеряться в вашем почтовом ящике, а иногда даже просто попадают в корзину. Вместо этого, почему бы вам не настроить общую папку для этих сообщений, чтобы в эту папку поступали сообщения с критическими ошибками? С другой стороны, а зачем останавливаться здесь? Большинство современных приложений посылают вам различного рода предупреждения, а приложения по мониторингу, такие как Microsoft Operations Manager (менеджер операций), посылают даже еще больше. Мне кажется, что использование общих папок более аккуратно, и при этом у вас остается возможность передачи важных сообщений в ваш почтовый ящик, или, может быть, даже интернет пейджер (Internet pager).
Вы могли также заметить, что папку можно также изменить с помощью кнопку Moderated Folder в закладке Administration на странице свойств общей папки.
Ярлыки
Что случится, если вы захотите получить доступ к определенной общей папке?
Внутри Office вы можете использовать гиперссылку для доступа к вашей общей папке. Но наиболее простой способ для создания такой ссылки заключается в использовании панели инструментов в Outlook. Для включения этой панели инструментов нажмите правой кнопкой мыши на панели инструментов и выберите “Web”.
На панели инструментов (web toolbar) вы можете увидеть ссылку на папку, которую вы будете использовать в текущий момент.
Вы можете вставлять эти гиперссылки в электронные сообщения или любые другие офисные документы с помощью скобок.
После того, как вы нажмете на кнопку “Enter” гиперссылка будет создана. Такая гиперссылка также работает в браузере Internet Explorer, но вы должны заменить пробелы символом “%2520”. В нашем примере URL станет таким:
outlook://Public%2520Folders/All%2520Public%2520Folders/Test
Вы также можете столкнуться с некоторыми предупреждениями системы безопасности, при попытке запуска приложения из браузера Internet Explorer. Альтернативой такому способу, может быть использование Outlook Web Access URL наподобие этого: http://exchange/public/test. В отличие от клиента Outlook пробелы в URL будут заменены символами %20, и адрес будет выглядеть так: http://exchange/public/Internet%20Newsgroups/
Не забудьте заменить слово “exchange” в представленных выше примерах названием вашего собственного сервера Exchange. Вы также можете перетащить папку Outlook или любую другую папку на вашем жестком диске на ваш рабочий стол, создав ярлык. Ярлык – это специальный файл Office с расширением XNK. Он может быть скопирован на другие машины или перемещен на другую панель с ярлыками.
Мне нравится вставлять кусочки кода в свои статьи, поэтому ниже я написал сценарий для доступа к папке на VBScript (или VBA):
‘ActiveateTempPublicFolder.vbs
Set myOlApp = CreateObject ("Outlook.Application")
Set myNameSpace = myOlApp.Application.GetNamespace("MAPI")
Set myfolder = myNameSpace.Folders("Public Folders").
Folders("All Public folders").Folders("Test")
Myfolder.display
Вы можете использовать этот код для создания кнопки Outlook. Для начала создайте макрос в Outlook.
Затем поместите код в редактор e Microsоft Visual Basic Editor.
Теперь закройте редактор, вернитесь к Outlook и выберите Tools | Customize. Из списка категорий выберите Macros (макросы).
Затем перетащите наш макрос на панель инструментов.
Переименуйте кнопку, чтобы ее назначение было более понятным, нажав на нее правой кнопкой мыши и выбрав “Name:” (название).
Нажмите на кнопку “Close”, и теперь ваша новая кнопка готова к использованию. Пожалуйста, обратите внимание, что вы можете создать вашу кнопку в любом приложении Office, а не только в Outlook.
Заключение
Как вы можете увидеть, чем глубже вы копаете, тем больше возможностей общих папок открывается перед вами. С наименьшими затратами вы можете получить максимальную выгоду из своих вложений в Exchange, и сильно облегчить работу в вашей системе.
Если вы хотите ознакомиться с остальными частями этой статьи, пожалуйста, прочитайте:
- Основы общих папок (Часть 1).